Teknik-teknik (metode) Pelatihan dan Pengembangan

Program-program pelatihan dan pengembangan dirancang untuk meningkatkan perestasi kerja, mengurangi absensi dan perputaran, serta memperbaiki kepuasan kerja. Ada dua kategori pokok program pelatihan dan pengembangan manajemen. (Decenzo & Robbins: 1999:230):

The most popular training and development methods used by organization can be classified as either on-the-job training. In the following pages, we will briefly introsce the better know techniques of each category.

a.       Metode praktis (on the job training)

b.      Teknik-teknik presentasi informasi dan metode-metode simulasi (off the job training)

Masing-masing kategori mempunyai sasaran pengajaran sikap konsep atau pengetahuan dan/atau keterampilan utama yang berbeda. Dalam pemilihan teknik tertentu untuk dugunakan pada program pelatihan dan pengembangan, ada beberapa trade offs. Ini berarti tidak ada satu teknik yang selalu baik: metode tergantung pada sejauh mana suatu teknik memenuhi faktor-faktor berikut:

ü  Efektivitas biaya.

ü  Isi program yang dikehendaki

ü  Kelayakan fasilitas-fasilitas

ü  Preferensi dan kemampuan peserta

ü  Preferensi dan kemampuan instruktur atau pelatih

ü  Prinsip-prinsip belajar

Ø  Metode praktis (on the job training)

Teknik-teknik on the job merupakan metode latihan yang paling banyak digunakan. Karyawan dilatih tentang pekerjaan baru dengan sepervise langsung seorang pelatih yang berpengalaman (biasanya karyawan lain). Berbagai macam teknik ini yang bisa digunakan dalam praktek adalah sebagai berikut:

ü  Rotasi jabatan: peserta pelatihan ditugaskan untuk berpindah dari satu bagian ke bagian pekerjaan yang lain dalam satu perusahaan, dengan interval yang terencana, sehingga diperoleh pengalaman kerja. Cara ini umum dipakai dalam melatih manajer dengan level manajerial apapun juga.

ü  Latihan instruksi pekerjaan berisi petunjuk – petunjuk pengerjaan, diberikan secara langsung pada pekerjaan dan digunakan terutama untuk melatih karyawan tentang pelaksanaan pekerjaan mereka sekarang.

ü  Magang (apprenticeships): merupakan pembelajaran bagi karyawan baru kepada karyawan lama yg lebih berpengalaman.

ü  Coaching/pendampingan: karyawan dibimbing, diarahkan oleh atasan / supervisor / karyawan lain yang lebih berpengalaman. Hungan mereka serupa dengan hubungan karyawan- tutor. Cara ini akan berjalan efektif apabila periode selama bimbingan dan umpan balik diperpanjang.

ü  Penugasan sementara merupakan penempatan karyawan pada posisi manajerial atau sebagai anggota panitia tertentu untuk jangka waktu yang ditetapkan.

On the job training Atau disingkat OJT berarti meminta seseorang untuk mempelajari pekerjaan itu dengan langsung mengerjakannya. Setiap karyawan, dari petugas persuratan hingga direktur perusahaan, melakukan OJT saat mereka bergabung dalam sebuah perusahaan. oJT adalah satu-satunya pelatihan yang tersedia dalam banyak perusahaan.

Jenis pelatihan OJT yang paling dikenal adalah metode coaching (membimbing) atau understudy (sambil belajar). Disini, seseorang pekerja yang telah berpengalaman atau penyelia yang dilatih ditugaskan untuk melatih karyawan. Pada level bawah, orang yang dilatih bisa mendapatkan keterampilan dengan mengamati penyelia. Metode ini juga digunakan secara luas pada level manajemen yang tinggi. Misalnya, seorang calon CEO masa depan bisa bekerja selama setahun sebagai asisten CEO yang sekarang. Rotasi pekerjaan, dimana seorang karyawan (calon karyawan manajemen) pindah dari satu pekerjaan ke yang lainnya dengan interval yang terencana, juga merupakan teknik OJT yang lainnya. Jeffrey Immelt ketika maju menjadi CEO baru di GE juga mengalami proses OJT.  Tugas khusus juga memberikan pengalaman langsung kepada para eksekutif tingkat rendah dalam menyelesaikan permasalahan nyata. Men’s Warehouse , yang memiliki 455 toko diseluruh Amerika , menggunakan OJT dalam melatih karyawannya. Mereka hanya memiliki sedikit pegawai tetap. Malahan, Men’s Warehouse memiliki sebuah proses formal “daftar bersusunan kebawah” tanggung jawab pelatihan. Setiap manajer secara formal bertanggung jawab untuk mengembangkan bawahannya langsung.

OJT memiliki beberapa keunggulan. Metode ini relatif tidak mahal karena orang yang dilatih belajar sambil bekerja. Tidak membutuhkan fasilitas diluar kantor yang mahal seperti ruang kelas atau peralat belajar tertentu. Metode ini juga memberikan pembelajaran, karena orang yang dilatih belajar sambil melakukannya dan mendapatkan timbal balik yang cepat atasprestasi mereka. Tetapi ada beberapa hal untuk diperhatikan saat menggunakan OJT.

Yang paling penting, jangan terlalu mengandalakan keberhasilan dari sebuah program OJT. Latihlah para pelatih dengan hati-hati, dan berikan bahan pelatihan yang diperlukan. Misalnya, para pelatih harus mengetahui prinsip-prinsip belajar dan empat-langkah teknik instruksi.harapan yang rendah dan peran pelatih bisa menghasilkan prestasi yang buruk darin orang yang dilatih (sebuah fenomena yang diisebut oleh para peneliti dengan “efek golem”). Jadi orang yang melatih harus menekankan harapan yang tinggi untuk keberhasilan orang-orang yang mereka latih.

Dibawah ini beberapa langkah untuk membantu memastikan keberhasilan.

Langkah 1. Persiapkan orang yang belajar

1.      Buatlah orang-orang yang merasa tidak nyaman itu merasa nyaman, jangan sampai ada ketegangan

2.      Jelaskan mengapa mereka harus belajar

3.      Doronglah minat mereka untuk bertanya, carilah apa yang telah diketahui oleh mereka tentang pekerjaan

4.      Jelaskan proses seluruh pekerjaan dan hubungkan beberapa pekerjaan yang telah diketahui oleh pekerja itu

5.      Tempatkan orang itu pada posisi kerja yang normal

6.      Perkenalakan peralatan, bahan, perangkat, dan syarat administratif

Langkah2. Perlihatkan cara melaksanakan pekerjaan

1.      Jelaskan persyaratan kuantitas dan kualitasnya

2.      Lakukan pekerjaan itu dengan kecepatan kerja yang normal

3.      Lakukan pekerjaan itu dengan kecepatan lambat untuk beberapa kali, agar dapat menjelaskan setiap langkahnya. Sambil melaksanakannya, jelaskan bagian-bagian yang sulit atau bagian dimana kesalahn mungkin terjadi

4.      Sekali lagi ulangi pekerjaan itu dengan kecepatan lambat beberapa kali, jelaskan hal-hal yang penting

5.      Biarkan orang itu menjelaskan langkah-langkah yang dilakukan saat anda melakukan pekerjaan itu dengan kecepatan lambat

Langkah 3. Lakukanlah uji coba

1.      Biarkan orang itu melakukan pekerjaan tersebut beberapakali, secara perlahan, sambil menjelaskan setiap langkahnya kepada Anda. Perbaikilah kesalahannya, dan bila perlu, lakukanlah beberapa langkah rumit berulang kali

2.      Lakukanlah pekerjaan itu dengan kecepatan normal

3.      Biarkan orang itu melakukan pekerjaan tersebut secara bertahap sehingga akan semakin terampil dan semakin cepat

4.      Setelah orang tersebut nampaknya mampu melakukan pekerjaan, biarkan dia mengerjakannya, tetapi jangan ditinggalkan

Langkah 4. Tindak-Lanjut

1.      Beri tahukan kepada siapa dia harus meminta tolong

2.      Secara bertahap kurangilah pengawasan, periksalah pekerjaan itu dari waktu ke waktu berdasarkan standar kualitas dan kuantitas

3.      Perbaiki pola kerja yang salah sebelum terlanjur menjadi kebiasaan. Buktikan bahwa metode yang dipelajari lebih baik

4.      Berikan pujian untuk pekerjaan yang baik; doronglah orang itu agar dia mampu memenuhi standar kualitas dan kuantitas.

Magang

Metode ini telah ada sejak abad pertengahan. Magang adalah sebuah proses terstruktur dimana orang menjadi pekerja yang terampil melalui kombinasi dari pelajaran di kelas dan pelatihan langsung di pekerjaan. Hal ini secara luas digunakan untuk melatih beberapa pekerjaan. Umumnya hal ini dilakukan dengan menggunakan tenaga yang ahli di bidangnya untuk memberikan magang.

Beberapa fasilitas magang di A.S saat ini menggunakan pendekatan ini. Sebagai contoh, pabrik Siemens Stromberg-Carlson di Florida memiliki program magang untuk orang dewasa dan pelajar sekolah menengah untuk pekerja an teknisi elektronik:

Orang dewasa yang bekerja di pabrik, menerima instruksi di kelas di Saminle Community College, dan belajar di laboratorium magang secara langsung di pabrik. Yang berhasil lulus akan menerima Gelar Asosiasi Telekomunikasi dan Teknik Elektro. Para pelajar sekolah menengah menggunakan waktunya pada sore hari dua kali seminggu di laboratorium magang.

Administrasi pelatihan dan pekerjaan milik Departemen Tenaga kerja AS menawarkan magang, untuk beberapa jenis program pelatihan.

Job Instruction Training

Banyak pekerjaan yang terdiri dari serangkaian langkah logis yang diajarkan secara bertahap. Proses bertahap ini disebut job instruction training (JIT). Untik memulainnya, buatlah urutan langkah yang dibutuhkan dalam pekerjaan, masing-masing urutan dalam rangkainan yang tepat. Dalam setiap langkah buatlah juga daftar"hal penting" yang sesuai (bila ada). Langkah-langkah itu memperlihatkan apa yang harus dilakukan, dan hal kunci memperlihatkan bagaimana dan mengapa hal itu harus dilakukan. Contohnya ada pada JOT yang digunakan untuk melatih seseorang untuk mengoprasikan mesin pemotong kertas besar.. 

Ø  Teknik-teknik presentasi informasi dan metode-metode simulasi (off the job training)

Teknik-teknik off the job, dengan pendekatan ini karyawan peserta latihan menerima representasi tiruan (articial) suatu aspek organisasi dan diminta untuk menanggapinya seperti dalam keadaan sebenarnya. Dan tujuan utama teknik presentrasi (penyajian) informasi adalah untuk mengajarkan berbagai sikap, konsep atau keterampilan kepada para peserta. Metode yang bisa digunakan adalah:

ü  Kuliah, merupakan suatu metode tradisional dengan kemampuan penyampaian informasi, banyak peserta dan biaya relatif murah.

ü  Presentasi video, metode ini dilakukan dengan presentasi TV, films, slide dan sejenisnya. Metode ini biasanya digunakan sebagai bahan atau alat pelengkap bentuk – bentuk latihan lainnya

ü  Metode konperensi. Metode ini bertujuan untuk mengembangakan kecakapan dalam pemecahan masalah dan pengambilan keputusan dan untuk mengubah sikap karyawan.

ü  Programmed instruction. Metode ini menggunakan mesin pengajar atau komputer untuk memperkenalkan kepada peserta tentang topik yang harus dipelajari, dan memerinci serangkaian langkah dengan umpan balik langsung pada penyelesaian setiap langkah.

ü  Studi sendiri ( self-study ). Teknik ini biasanya menggunakan manual – manual atau modul –modul tertulis dan kaset – kaset atau video tape rekaman.

Metode – metode simulasi, dengan pendekatan ini peserta pelatihan menerima representasi tiruan ( artificial ) suatu aspek organisasi dan diminta untuk menanggapinya seperti dalam keadaan sebenarnya. Metode – metode simulasi yang paling umum digunakan adalah :

ü  Metode studi kasus, peserta pelatihan diminta untuk mengidentifikasikan masalah – masalah, menganalisa situasi dan merumuskan penyelesaian  penyelesaian alternatif. Dengan metode ini karyawan dapat mengembangkan ketrampilan pengambilan keputusan.

ü  Role playing merupakan suatu peralatan yang memungkinkan peserta pelatihan untuk memainkan berbagai peran yang berbeda. Efektifitas metode ini sangat tergantung pada kemampuan peserta untuk memainkan peranan yang ditugaskan kepadanya.

ü  Business Games merupakan suatu simulasi pengambilan keputusan skala kecil yang dibuat sesuai dengan situasi kehidupan bisnis nyata.

ü  Vestibule training. Teknik pelatihan ini tidak dilaksanakan oleh atasan ( penyelia ), tetapi oleh pelatih – pelatih khusus.

ü  Latihan laboratorium ( laboratory training ). Teknik ini merupakan suatu bentuk latihan kelompok yang terutama digunakan untuk mengembangkan ketrampilan – ketrampilan antar pribadi.

ü  Program – program pengembangan eksekutif. Program ini biasanya diselenggarakan di Universitas atau lembaga pendidikan.

Keuntungan Off the Job Training :

ü  Trainer/ Instruktur harus lebih trampil dalam mengajar, karena tidak ada tuntutan pekerjaan yang lain.

ü  Trainee/ karyawan terhindar dari kekacauan dan tekanan situasi kerja, sehingga mampu konsentrasi lebih baik/ lebih terfokus perhatiannya.

ü  Tidak mengganggu proses produksi yang sedang berjalan di perusahaan.

ü  Waktu dan perhatian lebih memadai

Belajar Secara Informal

Sekitar dua-pertiga dari pelatihan di industrial dilakukan dengan tidak formal yang merupakan hasil dari interaksi tidak direncanakan hari ke hari diantara pekerja baru dan para koleganya. Belajar secara informal adalah "proses belajar yang tidak ditentukan atau dirancang oleh organisasi".

Walaupun para manajer tidak mengatur belajar secara informal, masih banyak yang bisa mereka lakukan agar kegiatan ini bisa terjadi. Sebagian besar langkahnya dilakukan dengan cara yang sederhana. Sebagai contoh, Transmisi dan Distribusi Listrik Siemens di Raleigh, Carolina Utara, meletakan peralatannya di area kantin agar dapat digunakan oleh karyawan untuk berdiskusi yang ada hubungannya dengan pekerjaan. Bahkan hal-hal seperti pemasangan papan tulis dan menyediakan spidol bisa memfasilitasi belajar secara informal.

Pelajaran

Dengan menggunakan pelajaran yang ada  beberapa keuntungan. Pelajaran merupalan sebuah cara yang cepat dan sederhana untuk memberikan pengetahuan kepada sekelompok orang yang akan dilatih. Contohnya seperti bagian penjualan yang harus mempelajari tampilan spesifik dari sebuah produk baru. Anda bisa menggunakan bahan tertulis, tetapi hal tersebut bisa lebih banyak mengeluarkan ongkos produksi dan tidak dapat memberikan jawaban timbal-balik seperti yang dilakukan oleh pelajaran.

Pelajaran yang Terprogram

Medianya dapat berupa buku teks, komputer atau internet, pelajaran yang terprogram (atau instruksi terprogram) adalah metode belajar-sendiri-langkah-demi-langkah yang terdiri dari tiga bagian, yaitu:

1. Menyajikan pertanyaan, fakta atau permasalahan kepada orang yang belajar

2. Mengijinkan orang itu untuk memberikan respon

3. Memberikan timbal-balik untuk mendapatkan jawaban yang akurat

Pelajaran yang terprogram menyajikan fakta dan pertanyaan lanjutan. Kemudian orang yang belajar itu bisa merespon, dan kerangka yang berurutan memberikan jawaban timbal balik yang akurat.

Keuntungan dari pelajaran yang terprogram adalah dapat dikuranginya waktu pelatihan. Pelajaran ini juga dapat memfasilitasi pembelajaran, karena orang yang dilatih dapat belajar dengan sesuai dengan kecepatan mereka sendiri, dapat segera memberikan timbal balik, dan (dari sudut pandang orang yang belajar) mengurangi resiko kesalahan. Disisi lain, orang yang dilatih dalam pelajaran terprogram tidak mempelajari bahan yang lebih banyak daripada yang dipelajari dari buku teks tradisional. Untuk itu anda harus mempertimbangkan biaya pengembangan panduan dan atau software instruksi terprogram dari pelajaran yang dapat dipercepat tetapi tidak meningkat kemampuan belajar.

Peralatan Audiovisual

Teknik pelatihan dengan menggunakan audiovisual seperti film, powerpoint, video konperensi, kaset audio, dan kaset video bisa sangat efektif dan telah banyak digunakan. Ford Motor company menggunakan film untuk sesi pelatihan penyalur untuk mensimulasi permasalahan dan contoh beragam reaksi keluahan pelanggan.

Audiovisual biayanya lebih mahal daripada pengajaran konvensional tetapi memiliki beberapa keuntungan. Tentu saja, audiovisual cenderung menjadi lebih menarik. Sebagai tambahan, pertimbangkan penggunaan audiovisual dalam situasi berikut:

1. Ketika dibutuhkan ilustrasi mengenai rangkaian tertentu selama beberapa waktu, seperti mengajari perbaikan mesin fax. Kemampuan audiovisual untuk dihentikan, diulang, dan dipercepat atau diperlambat bisa sangat berguna.

2. Ketika dibutuhkan bentuk latihan dengan kejadian yang tidak mudah didemonstrasikan dengan pengajaran langsung, seperti tur visual pada pabrik atau oprasi jantung.

3. Ketika dibutuhkan pelatihan untuk seluruh organisasi dan terlalu mahal untuk memindahkan para pelatih dari tempat yang satu ke tempat lainnya.

 Ada begitu banyak bahan pelatihan yang tersedia dalam format audiovisual. Misalnya, video pelatihan Encouraging the Heart yang bertujuan membantu para manajer memahami mengapa penting untuk memahami prestasi karyawan. Video menekankan hal-hal penting keadaan dari perusahaan secara nyata, termasuk perusahaan pengembangan software. Video Bad Apples: How to Deal with Difficult Attitudes yang memperlihatkan kepada yang dilatih prosedur lima langkah untuk menghadapi orang yang sulit, dimana masing-masingnya diilustrasikan dengan sketsa yang berbeda.

Pelatihan Dengan Simulasi

Pelatihan simulasi (terkadang disebut pelatihan di ruang depan) adalah sebuah metode dimana orang-orang yang dilatih belajar dengan peralatan yang sebenarnya atau dengan simulasi yang akan digunakan dalam pekerjaan, tetapi sebenarnya mereka dilatih di luar pekerjaan. Hal ini diperlukan karena terlalu mahal atau terlalu berbahaya melatih karyawan pada pekerjaan. Misalnya, menempatkan para pekerja baru pada link-perakitan bisa memperlambat produksi, dan untuk pelatihan yang menyangkut keamanan seperti pelatihan untuk pilot, pelatihan tersimulasi mungkin menjadi satu-satunya alternatif paling praktis.

Pelatihan tersimulasi bisa dilakukan dalam sebuah ruangan terpisah dengan perlatan yang sama dengan yang akan digunakan dalam pekerhaan. Namun, seringkali pelatihan dengan penggunaan peralatan silmulator itu misalnya dalam pelatihan pilot, perusahaan penerbangan menggunakan simulator penerbangan untuk keamanan, efisiensi belajar, dan penghematan biaya, termasuk penghematan pemeliharaan, biaya pilot, bahan bakar, dan biaya karena tidak memiliki sebuah pesawat terbang mewah.

PELATIHAN  ELEKTRONIK

Peralatan komputer yang berbasis-Internet telah membuat revolusi dalam proses pelatihan. Metode khusus merupakan pelatihan berbasis-komputer, sistem elektronik pendukung prestasi dan portal belajar.

Pelatihan Berbasis-Komputer

Dengan pelatihan berbasis-komputer (computer-based training/CBT), orang yang dilatih menggunakan sistem berbasis komputer dan/atau CD-ROM untuk secara interaktif meningkatkan pengetahuan atau keterampilannya. Sebagai contoh, seorang pengusaha menggunakan CBT untuk melatih para pewawancara untuk melakukan wawancara yang benar dan bisa dipertanggung jawabkan secara hukum. Orang yang dilatih memperhatikan sebuah layar komputer yang telah dilengkapi aplikasi pekerjaan pelamar, juga informasi tentang sifat pekerjaan itu. Kemudian orang itu mulai mewawancarai dengan mengetik pertanyaan, dimana model yang telah direkam dalam video bertindak sebagai pelamar dan akan memberikan jawaban berdasarkan respon terhadap sejumlah pertanyaan yang telah ada di dalam komputer. Beberapa hal membutuhkan pertanyaan lanjutan. Saat setiap pertanyaan itu dijawab, orang yang dilatih mencatat evaluasinya terhadap jawaban pelamar itu dan membuat keputusan yang sesuai untuk orang yang dilatih tersebut kesalahannya (barangkali karena menanyakan pertanyaan diskriminatif) dan memberikan instruksi selanjutnya untuk memperbaiki kesalahan ini.

Daripada mengirimkan para agen penjualan penyewaan baru ke kursus pelatihan selama seminggu, Value Rent-a-Car kini memberikan program pelatihan interaktif berbasis-multimedia dengan menggunakan CD-ROM. Hal ini membantu mereka mempelajari proses penyewaan mobil dengan menuntun mereka melalui beragam prosedur, seperti mengoprasikan sistem komputer penyewaan. McDonald's telah mengembangkan sekitar 11 kursus berbeda untuk para karyawan mereka, dan menyimpan program itu dalam CD ROM. Program itu terdiri dari pelajaran yang didukung oleh gambar, dan meminta orang yang dilatih untuk membuat pilihan untuk memperlihatkan pemahaman mereka.

Program CBT memiliki beberapa keunggulan. Teknologi interaktif mengurangi waktu belajar kira-kira sebesar 50%. Program ini juga bisa hemat biaya saat dibuat dan diproduksi. Keunggulan lainnya adalah konsistensi instruksinya (komputer, tidak seperti manusia, tidak memiliki hari baik atau hari buruk), keahlian dalam belajar (bila orang yang dilatih tidak mempelajarinya, orang itu umumnya tidak bisa melanjutkan ke langkah berikutnya), meningkatkan kemampuan, dan meningkatkan motivasi orang yang dilatih (hasil dari respon timbal balik). FedEx telah berhasil menggunakan sistem ini dan sekarang berusaha untuk melakukan banyak pelatihan, seperti untuk perwakilan pelayanan pelanggan secara online.

Perusahaan software multimedia seperti Graphic Media di Portland, Oregon, membuat sebagian besar isi dari program CBT seperti ini. Mereka menghasilkan judul-judul khusus dan program umum seperti paket $999 untuk mengajarkan keamanan di tempat kerja.

Elektronic Performance Support System (EPSS)/Sistem Bantuan pekerjaan Elektronik

Orang tidak mungkin mengingat semua yang telah mereka pelajari. Demikian juga hal yang sama pada pelatihan. Misalnya, Dell computer, memperkenalkan sekitar 80 produk per tahun, jadi tidak wajar untuk mengharapkan tenaga pendukung teknis Dell untuk mengetahui segalanya tentang setiap produk. Untuk itu pelatihan Dell fokus pada keterampilan yang mereka butuhkan setiap hari, seperti peraturan Dell, budaya dan nilai, serta sistem dan proses kerja. Kemudian sistem pendukung berbasis komputer memberikan hal-hal lain yang harus mereka ketahui, saat mereka membutuhkannya. Ketika seseorang pelanggan menelepon tentang sebuah masalah khusus, bantuan pelatihan terkomputerisasi dapat membantu membimbing para perwakilan pelanggan hingga didapatkan solusi dari pertanyaan demi pertanyaan.

Para pengusaha telah lama menggunakan satu jenis atau lebih bantuan pekerjaan. Bantuan pekerjaan adalah sekumpulan instruksi, diagram, atau metode serupa yang tersedia pada tempat kerja untuk membimbing para pekerja. Bantuan pekerjaan sangat baik membantu pekerjaan rumit yang membutuhkan banyak langkah, atau sangat berbahaya bila melupakan satu langkah. Pilot penerbangan menggunakan bantuan pekerjaan (seperti urutan pekerjaan yang dilakukan sebelum tinggal landas). Divisi Elektromotif General Motors di Chicago memberikan bantuan pekerjaan kepada para karyawannya dengan diagra, untuk memperlihatkan cara kerja kabel-kabel lokomotif dan warna kabel yang saling terhubung.

 Sistem Bantuan Pekerjaan Elektronik (EPSS) merupakan bantuan pekerjaan yang sekarang banyak dipakai. Sistem ini adalah kumpulan peralatan dan tampilan komputer yang mengotomatisasi pelatihan, dokumentasi, dan dukungan telepon, mengintegrasikan secara otomatis ke dalam aplikasi dan memberikan pendukung yang lebih cepat, lebih murah dan lebih efektif daripada metode tradisional.

Saat anda menelepon perwakilan penjualan Dell untuk masalah komputer baru anda, perwakilan Dell barangkali akan menanyakan pertanyaan yang diarahkan oleh EPSS, yang akan membimbing Anda berdua, langkah demi langkah, melalui sebuah rangkaian analitis. Tanpa EPSS, Dell mungkin harus melatih perwakilan pelayanan mereka untuk menghafal solusi yang jumlahnya sangat banyak.

Tanpa EPSS, seorang agen perjalanan baru mungkin membutuhkan pelatihan berbulan-bulan, bukan dalam hitungan hari. Pada Apollo Travel Service, di Chicago, EPSS membimbing pertanyaan agen perjalanan, dan membuatnya memperkecil membuat kesalahan. Sebagai contoh, saat agen mulai menjadwalkan pilihan yang berlawanan dengan kebijakan perjalanan pelanggan yang telah dibuat, misalnya memesan untuk para manajer penerbangan kelas satu bukannya kelas ekonomi. Sebuah kotak dialog akan mengingkatkan agen itu tetang kebijakan tersebut. Dia juga meminta kepada orang itu untuk memilih daftar alasan yang tepat, bila terpaksa melangkahi kebijakan.

Pelatihan Jarak Jauh Berbasis-Internet

Perusahaan saat ini menggunakan beragam metode belajar jarak jauh untuk pelatihan. Metode belajar jarak jauh diantaranya adalah kursus korespondensi tertulis tradisional, teletraining, video konperensi, dan pelatihan berbasis Internet.

Teletraining. Dengan teletraining, seorang pelatih di pusat mengajar kelompok-kelompok karyawan di lokasi yang jauh melaluo sambungan televisi. Sebagai contoh, AMP Incoporated menggunakan satelit untuk melatih para insinyur dan teknisi mereka di 165 lokasi di Amerika Serikat dan 27 negara lainnya. (Perusahaan itu membuat perangkat koneksi listrik dan elektronik) untuk mengurangi biaya program pelatihan AMP menyediakan isi program. PBS yang berafiliasi pada WITF, Channel 33 dari Harrisburg, Pennsylvania, menyediakan peralatan dan keahlian yang dibutuhkan untuk menyiarkan program di lima fasilitas AMP di Amerika Utara. Mayc's membuat Jaringan Satelit Maryc's, sebagian untuk memberikan pelatihan kepada 59.000 karyawan di seluruh Amerika.

Cara dengan teknologi rendah caranya adalah dengan menggunakan telepon. Sebagai contoh, Cadillack telah menggunakan Craftman's League yaitu sebuah program pelatihan, pengujian, dan motivasi untuk para mekanik penyalur Cadillac. Karyawan menerima bahan dan panduan pelayanan Cadillac untuk prosedur pelayanan yang disetujui pabrik dan data perubahan teknis yang terus berlanjut. Kemudian, empat kali dalam setahun, para teknisi diuji melalui telepon salah satu dari delapan kategori tersebut. Misalnya, perbaikan cat, listrik dan mekanis.

Honda Amerika corp. Perusahaan ini menggunakan teknologi satelit untuk melatih para insinyurnya dan sekarang menggunakan berbagai jenis pelatihan karyawan yang lainnya. Sebagai contoh, seminar pembelian tambahan di Ohio dari National Technological University, penyedia pendidikan satelit yang menggunakan kursus pada beragam universitas dan organisasi pengajaran khusus. Harga per kursus bervariasi, tetapi rata-rata sekitar 200 dolar hingga 250 dolar per karyawan per seminar. "Biaya yang dikeluarkan jauh lebih efektif biayanya untuk mempertahankan karyawan berada di tempatnya dan tidak membayar biaya perjalanan", menurut salah satu dari manajer pelatihan perusahaan tersebut.

Video konperensi. Perusahaan menggunakan video konprensi untuk melatih karyawan yang secara geografis saling terpisah atau jauh dari pelatih. Video konprensi dapat membuat orang dalam satu lokasi untuk berkomunikasi langsung melalui kombinasi peralatan audio dan visual dengan orang di kota atau negara lain atau dengan beberapa kelompok di beberapa kota. Tombol-tombol memungkinkan para pemirsanya berinteraksi. Misalnya, dalam sebuah program di Texas Instrument, sistem tombol memungkinkan para instruktur memanggil orang yang dilatih dari jauh dan menugaskan orang itu untuk merespon. Management Recruiters International (MRI) menggunakan sistem ConferView desktop perusahaan untuk melatih ratusan karyawan di kantor masing-masing secara simultan.

Ada beberapa hal yang harus diingat sebelum mengajar di depan kamera. Sebagai contoh, karena pelatihannya jarak jauh sangat penting untuk mempersiapkan panduan pelatihan jauh sebelum waktunya, khususnya untuk panduang yang bisa digunakan orang untuk belajar bahan yang dibuat oleh pelatih, dan naskah yang akan digunakan oleh pelatih. Contoh dari petunjuk lainnya adalah termasuk: Hindar perhiasan yang terang atau berkilat atau pakaian yang terlalu banyak polanya, tibalah paling tidak 20menit lebih awal, ujilah semua peralatan yang akan Anda gunakan, ajaklah semua partisipan memperkenalkan dirinya, hindari presentasi hanya menghadap ke kamera video saja tetapi juga kepada partisipan, ingatlah bahwa gerakan fisik yang terlalu banyak akan menyebabkan distorsi pada video karena transmisi telepon yang terlalu padat.

Pelatihan Melalui Internet.

Banyak perusahaan mengunakan internet dan/atau intranet untuk mengirim pelatihan berbasis komputer. Sebagai contoh, Silicon Graphics telah mengirimkan banyak bahan pelatihan dalam CD ROM. Namun, karena tidak semua komputer memiliki CD ROM, banyak karyawan yang tidak mengakses program tersebut. Untuk itu silicon Graphics mengganti sistem CD ROM dengan mendistribusikan bahan pelatihan melalui internet. " Sekarang karyawan bisa mengakses program itu kapan saja. Biaya distribusinya nol, dan bila perusahaan ingin membuat perubahan terhadap program itu, mereka bisa melakukannya pada server". Bagian HR.NET memperlihatkan contoh lainnya.

Mengirimkan pelatihan secara online bisa sangat efektif mengurangi biaya. Sebagai contoh, personil pelayanan pelanggan Delta Airlines sekarang menerima sekitar 70% pelatihan tahunan mereka yang diwajibkan FAA melalui internet. Menurut laporan karyawan menyukainya karena interaktif. Delta menyukai karena "sebelum pelatihan online, karyawan harus berpergian ke salah satu dari lima pusat pelatihan, sehingga menjauhkan mereka dari pekerjaan paling tidak pada hari itu".

Portal Belajar. Banyak perusahaan yang saat ini menggunakan portal bisnis. Yang disebut portal informasi perusahaan/enterprise information portals (EIP), sistemnya seperti Yahoo!, windows untuk internet, tetapi fokusnya pada kebutuhan bisnis khusus. Melalui portal bisnisnya, kategori dari karyawan perusahaan, seperti sekertaris, insinyur, dan tenaga penjual akan mampu untuk mengakses semua aplikasi perusahaan yang mereka butuhkan, seperti berita industri dan data kompetitif, atau alat untuk menganalisa data.

Beberapa portal bisnis sangatlah spesifik. Untuk itu, NCR menggunakan "portal bisnis"untuk membantu para tenaga konseling pada pusat pelayanan SDM untuk menjawab pertanyaan mengenai keuntungan. Demikian juga dengan saat ini semakin mudah dicari dan dikirmkan melalui portal belajar yang berorientasi pelatihan. Portal business to consumer (B2C) atau portal bisnis untuk konsumen seperti seperti fat-brain, learn.com, ScheduleEarth.com dan SmartPlanet mengumpulkan isi pelatihan untuk belajar siapa saja yang ingin meningkatkan pengetahuan dan keterampilan. Portal bussiness to bussiness (B2B) atau portal bisnis untuk bisnis seperti Digitalthink, thinq.com, headlight.com, dan clik2learn.com yang mempunyai target komunitas bisnis. Mereka membuat kontrak dengan pengusaha untuk menjadi portal belajar perusahaan, dan mengirimkan berbagai pilihan bentuk pelatihan yang sering berbasis web kepada karyawan perusahaan.

Banyak perusahaan yang menciptakan portal belajar sendiri untuk karyawannya. Perusahaan-perusahaan ini mengontrak perusahaan penyedia pelatihan yang menawarkan isi pelatihannya kepada karyawan perusahaan melalui portal. Jadi, Prentice Hall bisa mengirimkan program pelatihan dalam bentuk buku teks kepada karyawan perusahaan klien melalui portal belajar perusahaan. Berdasarkan perkiraan, pelatihan melalui web jumlahnya akan mencapai 80% dari seluruh bentuk pendidikan dan pengembangan karyawan. 13 konsorsium anggota dari perusahaan Fortuner 500 menawarkan lebih dari 500.000 lebih kursus pengembangan online kepada 2,5 juta karyawan di seluruh dunia melalui portal belajar seperti thinq.com dan skillsoft.

Teknologi portal belajar memungkinkan "makin banyak informasi yang dapat diambil oleh siapa saja". Portal belajar telah membuka keterbatasan pelatihan konvensional yang di bimbing oleh guru di dalam kelas atau bentuk sesi pelatihan yang dilakukan secara periodik. Pelatihan sekarang tersedia 24 jam sehari, 7 hari seminggu. Karyawan bisa belajar dengan kecepatan mereka sendiri, pada waktu yang diinginkan.

PELATIHAN UNTUK TUJUAN KHUSUS

Teknik Pelatihan Buta Huruf

Buta huruf karena tidak mampu membaca, menulis dan berhitung adalah persoalan di pekerjaan. Diperkirakan teraapat, 50% daro populasi di AS mempunyai kemampuan membaca dibawah anak kelas delapan, dan sekitar 90 juta orang dewasa buta huruf secara fungsional. Sebagai contoh, sebuah survey dari 316 pengusaha menyimpulkan bahwa sekitar 43% dari semua orang bau yang dipekerjakan membutuhkan perbaikan keterampilan dasar, juga 37% dari karyawan lama. Keterampilan dasar diperlukan dalam banyak hal oleh karyawan dalam ekerjaannya seperti untuk membaca grafik batang yang diperlihatkan sebuah monitor video yang menelusuri kekusutan benang di perusahaan tekstil.

Sementara itu pengusaha memberikan respon dalam dua cara. Pertama, pengusaha menguji keterampilan dasar kandidat dalam pekerjaan. Dari 1.085 perusahaan yang merespon survey pengujian di tempat kerja American Managemen Association (AMA), 39% menunjukkan bahwa mereka melakukan pengujian keterampilan dasar. Sekitar 85% perusahaan yang merespon menolak untuk memperkerjakan pelamaran yang memiliki kekurangan dalam ketermpilan dasar. Sekitar 3% menguji (dan seringkali menolak) kandidat untuk promosi berdasarkan kepada nilai kemampuan keterampilan dasar membaca, menulis dan berhitung.

Respon kedua adalah membuat program keterampilan dasar dan “pemberantasan buta huruf .“ sebagai contoh, setelah menggunakan University of Massachusetts selama bertahun-tahun unuk perbaikan pelatihan keterampilan, Smith dan Wesson baru-baru ini membuat sebuah program yang lebih komprehensif. Fase 1 adalah penilaian untuksetiap tugas dalam pekerjaan dan menentukan level keterampilan yang di butuhkan. Smakin banyak pekerjaan yang membutuhkan keterampilan matematika yang tinggi, membaca dengan lebih baik dan ketempilan menulis, serta keterampilan berkomunikasi secara lisan untuk berinteraksi di pabrik. Anmun audit dan pengujian pemberantasan buta huruf mengungkapan bahwa sebagian besar dari 676 karyawan pabrik berada dibawah kemampuan anak-anak di kelas delapan. Kelas-kelas formal dibuat untu membantu karyawanmeningkatkan keterampilan matematika dan membaca. Dari 70% yang hadir, keterampilannya memang meningkat. Pendekatan lainnya adalah dengan meminta penyelia memberikan latihan menulis dan berbicara kepada karyawannya, dan memberikan timbale balik secara pribadi.

Pendidikan AIDS

Kira-kira 1 juta orang Amerika telah terinfeksi virus AIDS terdaftar sebagai tenaga kerja, dalam hal ini mengakibatkan pada banyak karyawan yang tidak terineksi dan menjadi dilemma bagi pengusaha. Pada satu sisi, pengusaha harus mengijinkan karyawan yag etrinfeksi AIDS untuk tetap bekerja , baik atas alas an moral ataupun hokum, disisi lain ekan kerjanya memerlukan pelatihan untuk mengurangi keresahan dan memaksimalkan kemngkinan karyawan untuk bekerja scara kelompok.

Untuk itu banyak perusahaan yang membuat program pendidikan AIDS. Hal ini mencakup topic sperti penyebaran penyakit menular seperti AIDS dan tuberkulosa. Ksadaran atas kewaspadaan yang dibutukan untuk membatasi bahaya yang berhubngan dengan interaksi pekerja, dan menghilangkan stigma social yang melekat pada penyakit itu.

Pelatihan untuk Bisnis Global

Perusahaan yang bersaing dalam pasar global seringkali menerapkan program pelatiahn yang sesifik. Alasan untuk melakukannya adalah untuk menghindari kegagalan bisnis yang disebabkan oleh ketidaksensitifan budaya, meningkatnya kepuasan kerja dan keebutuhan dari staf di luar negri, dan membuat karyawan bau mampu ditugaskan untuk berkomunikasi dengan rekan kerja di luar negri.

Bayank perusahaan memilih program pelatiahn paket, seperti:

ü  Etika Eksekutif untuk Transaksi Global: Program ini mempersiapkan para manager untuk melakukan bisnis secara global dengan melatih etika bisnis dari budy yang berbeda.

ü  Transfer Teknologi Lintas Buadaya: Program ini memperlihatkan bagaiman nilai-nilai budaya mempengaruhi persepsi teknologi dan pembelajan yang teknis, dll.

Pelatihan Kerja Kelompok

Kerja kelompok tidaklah mudah, Anda harus melatih karyawan untuk menjadi anggota kelompok yang baik. Misalknya Toyota menghabiskan banyak waktu untuk melatih karyawan baru untuk saling mendnegarkan dan mau bekerja sama. Mereka menggunakan latihan-latihan jangka pendek untuk mengilustrasikan contoh kerja kelompok yang baik dan buruk untuk membentuk perilaku karyawan baru terhadap kerja kelompok.

Beberapa kelompok menggunakan pelatihan diluar kantor seperti Outward Bound untuk membangan kerja kelompok. Terkadang hal ini membawa kelompok manajgemen perusahaan berbenturan dnegan dinding yang keras. Dalam pelatihan mereka mempelajari semangat kooperasi kelompok dan kebutuhan untuk saling bergantung untuk mengatasi halangan fisik. Seperti yang dikatakan seorang partisispan, “Setiap kali saya mendaki, saya membutuhkan pertolongan seseorang.” Delapan eksekutif hubungan masyarakat dari Shandwick International baru saja mengambil alih dapur sebuha rumah makan di Baltimore dalam usaha pembangunan kelompok yang disebut “resep untuk keberhasilan.” Para eksekutif itu bekerja secara berkelompok, seorang menyiapka ayam bakar dan yang lainnya menyaipkan kerang laut, untuk membantu mengasah keterampilan mereka dalam bidang-bidang seperti menangani konflik dan memberikan perintah.

Banyak program pelatihan kelompok dilakuakn dengan teknologi tinggi. Sebgai contoh, Essentials of Team Building adalah program dalam bentuk CD dengan tiga segmen. Ada segmen 70 menit tentang konsep pembangunan kelompok, diikuti oleh segmen 55 menit mengatur proses membangun kelompok dan segmen 45 menit untuk latihan kelompok. Segmen pertama membantu para partisipan mendefinisikan sebuah kelompok dan menjelaskan pross dasar kelompok. Segmen kedua cara mengatur proses membangun kelompk yang mencakaup topic seperti memahami dan memodifikasi perilaku kelompok yag tidak efektif. Segmen terakhir menyajikan sebuah scenario yang digunakan orag-orang yang dilatih untuk membentuk delapan kelompok dan empat kelompok diantaranya yang akan beranggotakan empat orang

Implementasi program pelatihan dan pengembangan berfungsi sebagai proses transformasi. PaDa tenaga kerja (karyawan) yang tidak terlatih diubah menjadi karyawan-karyawan yang berkemampuan dan berkulitas dalam bekerja, sehingga dapat diberikan tanggungjawab lebih besar.